Assistant.e administratif-ve - Paris (75017) - Réf. 681

Intitulé du poste : Assistant(e) administratif-ve Formation Administrative

o Lieu de travail : Maison des Avocats, Cours des Avocats, 75017 Paris

o Horaires de travail : TEMPS PLEIN

o Nature du poste : CDI

o Date de prise de poste : Septembre

Adresser CV + lettre de motivation à l’adresse suivante : drh@avocatparis.org

Missions : • Prise en charge en binôme de l’accueil du service

Accueil physique, téléphonique des avocats et ouverture du courrier du Service : Accueil physique, Standard téléphonique et réponse aux demandes générales des avocats. Orientation vers le collaborateur du service qui pourra renseigner l’avocat. Gestion de la boîte mail du service (réponses, dispatching vers les collaborateurs du service). Ouverture, classement et distribution du courrier postal.

Petit secrétariat : enregistrement dans le logiciel des adresses mails, numéros de téléphones, adresses personnelles, spécialisations, activités dominantes, SIREN, sites internet des avocats (Gestion de l’annuaire des avocats). Traitements des déclarations prévues par l’article 6 du RIBP (mandataire en transaction immobilière, mandataire sportif…) et enregistrement BOB. Attestations d’inscription et de « Good Standing ». Réception et traitement des demandes de cartes professionnelles. Vérification et scan des minutes du Greffe pour les prestations de serment. Gestion des stocks de fournitures Petit secrétariat de la Direction.

• Tâches administratives en binôme de la Formation Administrative

Aide à la préparation des dossiers relevant de la Formation Administrative : Classement et tenue des dossiers, rédaction des courriers, transmission des arrêtés-types, notification des décisions prises par le Conseil de l’Ordre, saisine, photocopies Surveillance des délais de procédure à respecter Notifications aux parties dans le respect des délais de la procédure

Tâches de secrétariat classique liées à la formation administrative (Appels téléphoniques ; mails ; photocopies, envois de courriers…)

Compétences techniques : • Excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques (excel, word, internet ….)

Savoir-être (soft skills) : • Esprit méthodique et organisé • Aisance relationnelle, Bon contact • Souriant, patient • Rigueur • Ponctualité • Esprit d’équipe • Polyvalence